In der modernen Arbeitswelt ist die E-Mail nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationskanäle zwischen Unternehmen, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern. Doch E-Mails so zu verfassen, dass sie klar, professionell, zielgerichtet und zugleich zeitsparend sind, stellt für viele eine Herausforderung dar. Genau hier wird ChatGPT zu einer wertvollen Unterstützung – vor allem, wenn es darum geht, effizient und strukturiert ChatGPT Email schreiben im Berufsalltag einzusetzen. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie Sie mit ChatGPT E-Mails effektiv schreiben – anhand eines Standard-Prompts sowie Prompt-Vorlagen für konkrete Zwecke.
Vorteile beim Erstellen von E-Mails mit ChatGPT
Der Einsatz von ChatGPT im E-Mail-Schreibprozess bringt viele praktische Vorteile – sowohl im Arbeitsalltag als auch im Marketing.
- Zeit sparen: Das Verfassen einer vollständigen E-Mail kostet oft viel Zeit – vom Einstieg über den Hauptteil bis zum Abschluss. Mit ChatGPT lässt sich in kurzer Zeit ein Entwurf erstellen, wodurch sich der tägliche Aufwand für die E-Mail-Vorbereitung deutlich reduziert.
- Klar strukturierte E-Mails: Automatisch erstellte E-Mails haben meist einen logischen Aufbau mit Begrüßung, Hauptinhalt und Schluss. Diese Struktur erleichtert das Lesen, reduziert Missverständnisse und hilft dem Empfänger, die Kernaussage schneller zu erfassen.
- Tonfall leicht anpassbar: ChatGPT ermöglicht es, die Formulierungen je nach Zweck schnell anzupassen – von formell über freundlich bis hin zu kurz und direkt. Diese Anpassung gelingt zügig, ohne die gesamte E-Mail neu schreiben zu müssen.
- Unterstützung beim Überarbeiten vorhandener E-Mails: Neben dem Neu-Erstellen kann ChatGPT auch beim Kürzen, Präzisieren oder Umformulieren helfen. So lässt sich die Qualität einer E-Mail verbessern, ohne dass dafür besondere Schreibfähigkeiten nötig sind.
- Wirksamere E-Mails: Wenn Inhalte klar sind und ein konkretes Ziel verfolgen, werden E-Mails eher gelesen und beantwortet. Eine deutliche Darstellung der Hauptpunkte und der gewünschten nächsten Schritte hilft dem Empfänger, die E-Mail schneller zu bearbeiten.
So erstellst du wirksame E-Mail-Prompts mit ChatGPT
Damit das Schreiben von E-Mails mit ChatGPT wirklich effektiv ist, liegt der wichtigste Faktor nicht im Tool selbst, sondern darin, wie Sie den Prompt formulieren. Der Prompt ist der „Input“, der ChatGPT hilft, Ihre Anforderungen, den Kontext und das Ziel der E-Mail zu verstehen. Je klarer und vollständiger ein Prompt ist, desto präziser und besser nutzbar ist die erzeugte E-Mail – und desto weniger Nachbearbeitung ist nötig.
Im Folgenden finden Sie zentrale Prinzipien, mit denen Sie wirksame Prompts erstellen, damit ChatGPT qualitativ hochwertige, professionelle E-Mails liefert, die zu unterschiedlichen Arbeitssituationen passen.
Prompts konkret und mit klarem Kontext formulieren
Einer der häufigsten Fehler bei der Nutzung von ChatGPT ist ein zu allgemein gehaltener Prompt. Vage Anforderungen führen oft zu E-Mails, die zu lang sind, den Fokus verlieren oder am Zweck vorbeigehen.
Statt ChatGPT nur zu bitten, „eine E-Mail zu schreiben“, sollten Sie einen konkreten Kontext liefern – also die Situation, in der die E-Mail versendet wird, und den Anlass bzw. Grund des Schreibens. Je klarer der Kontext, desto besser kann ChatGPT die Situation erfassen und passende Inhalte formulieren.
Zum Beispiel hilft die Information, ob die E-Mail im Büroalltag, für interne Kommunikation oder für den Austausch mit Kundinnen und Kunden gedacht ist, damit ChatGPT den passenden Ausdruck und die richtige Form wählt. Ein Prompt mit eindeutigem Kontext reduziert zudem den Bedarf, den Text nach der Erstellung erneut umfangreich anzupassen.
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Empfänger, Zweck und Tonfall der E-Mail festlegen
Ein wirksamer Prompt benennt immer drei Kernelemente: den Empfänger, den Zweck der E-Mail und den gewünschten Tonfall.
Die Festlegung des Empfängers hilft ChatGPT bei der passenden Wortwahl und verhindert Formulierungen, die unnötig zu vertraulich oder zu förmlich wirken. Der Zweck sorgt dafür, dass der Inhalt auf den Punkt kommt und nicht abschweift. Der Tonfall bestimmt die gesamte Stimmung der E-Mail und beeinflusst unmittelbar, wie sie beim Empfänger ankommt.
Wenn alle drei Faktoren im Prompt klar genannt sind, erstellt ChatGPT eine E-Mail, die dem realen Einsatz im Arbeitskontext entspricht.
Standardstruktur für Prompts
Damit ChatGPT eine E-Mail klar und logisch formulieren kann, sollte der Prompt in einer deutlichen Struktur präsentiert werden. Ein standardmäßiger Prompt enthält in der Regel:
- Empfänger
- E-Mail-Betreff
- Die wichtigsten zu vermittelnden Inhalte
- Eine Handlungsaufforderung
- Eine Frist oder Bitte um Rückmeldung (falls erforderlich)
Die Aufteilung des Prompts in einzelne Abschnitte hilft ChatGPT, die Reihenfolge der darzustellenden Informationen zu verstehen und wichtige Inhalte nicht auszulassen. Gleichzeitig erleichtert eine klare Struktur es Ihnen, den Prompt für zukünftige Anwendungen anzupassen.
Wenn ein Prompt gut strukturiert ist, ist die erzeugte E-Mail in der Regel sinnvoll aufgebaut, leicht lesbar und gut verständlich.
Längenbegrenzung und inhaltliche Kontrolle
In vielen Fällen muss eine E-Mail kurz und direkt auf den Punkt sein. Wenn keine klare Längenvorgabe gemacht wird, kann ChatGPT Inhalte erzeugen, die länger sind als nötig.
Daher sollten Sie die Länge bereits im Prompt steuern, indem Sie eine prägnante E-Mail anfordern oder die Wortanzahl begrenzen. Das ist besonders wichtig bei Erinnerungs-, Bestätigungs- oder Follow-up-E-Mails.
Die inhaltliche Steuerung von Anfang an hilft der E-Mail, sich auf die wichtigsten Informationen zu konzentrieren, Abschweifungen zu vermeiden und die Kommunikation effizienter zu gestalten.
Feinabstimmung des Prompts
Nicht jede E-Mail, die beim ersten Versuch erstellt wird, erreicht sofort die optimale Qualität. Ein großer Vorteil von ChatGPT ist, dass Sie den Prompt mehrfach anpassen können, um das Ergebnis zu verbessern.
Nachdem Sie die erste E-Mail erhalten haben, können Sie ChatGPT bitten, den Ton zu ändern, den Inhalt zu kürzen, einen bestimmten Punkt klarer darzustellen oder fehlende Informationen zu ergänzen. Dieser Feinabstimmungsprozess hilft Ihnen, die E-Mail Schritt für Schritt genau nach Ihren Vorstellungen zu vervollständigen.
Die regelmäßige Anpassung von Prompts hilft Ihnen außerdem, Erfahrungen zu sammeln und dadurch immer effektivere Prompts zu formulieren, wenn Sie ChatGPT bei der Arbeit einsetzen.
Zusammenstellung von Prompt-Vorlagen zum Schreiben von E-Mails mit ChatGPT
Je nach Zweck einer E-Mail unterscheiden sich die Anforderungen an Inhalt, Tonfall und Länge. Daher hilft die Verwendung eines passenden Prompts ChatGPT dabei, E-Mails zu erstellen, die auf den Punkt kommen, leicht nutzbar sind und nur wenig Nachbearbeitung erfordern. Die folgenden Prompt-Vorlagen eignen sich ideal für den Einsatz mit ChatGPT Deutsch, da sie speziell auf formelle und professionelle E-Mails im deutschsprachigen Raum abgestimmt sind.
Prompt zur Überarbeitung und Optimierung vorhandener E-Mails
Nicht immer ist es notwendig, eine E-Mail von Grund auf neu zu schreiben. In vielen Fällen kann ChatGPT dabei unterstützen, bereits vorhandene E-Mails zu überarbeiten, sodass der Inhalt klarer, strukturierter und professioneller wirkt.
Diese Art von Prompt eignet sich, wenn Sie:
- Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen lassen möchten
- Den Schreibstil verbessern wollen
- Aussagen klarer formulieren oder den Inhalt kürzen möchten
Solche Prompts konzentrieren sich in der Regel darauf, die Qualität der E-Mail zu verbessern, ohne die ursprüngliche Bedeutung zu verändern.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, die folgende E-Mail zu überarbeiten: [Inhalt der E-Mail einfügen]. Überprüfen und korrigieren Sie bitte Rechtschreib- und Grammatikfehler und verbessern Sie den Schreibstil, sodass die E-Mail professionell und gut lesbar ist. Stellen Sie die wichtigsten Punkte klarer dar, ohne den Kerninhalt der E-Mail zu verändern. Behalten Sie eine ähnliche Länge wie die ursprüngliche E-Mail bei. Die Zielgruppe ist [Kunden, Geschäftspartner oder Kollegen]. Der gewünschte Tonfall ist [formell, neutral oder freundlich].“
Prompt zum Erstellen einer allgemeinen E-Mail-Vorlage für Unternehmen
Für Unternehmen hilft die Verwendung einheitlicher E-Mail-Vorlagen, Zeit zu sparen und ein professionelles Markenbild zu gewährleisten. ChatGPT kann dabei unterstützen, E-Mail-Vorlagen zu erstellen, die für verschiedene Zwecke wiederverwendet werden können.
In diesem Fall sollte der Prompt klar angeben:
- Den Zweck der E-Mail-Vorlage
- Den Empfänger
- Den Kommunikationsstil des Unternehmens
Die erstellte E-Mail-Vorlage kann langfristig genutzt und bei Bedarf leicht angepasst werden.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, eine allgemeine E-Mail-Vorlage für ein Unternehmen mit folgendem Zweck zu erstellen: [Zweck der E-Mail angeben]. Der Empfänger ist [Kunde, Partner oder Mitarbeiter]. Die E-Mail soll eine klare Betreffzeile sowie eine Struktur mit Einleitung, Hauptteil und Schluss enthalten. Der Ton soll professionell sein, sich für viele Situationen eignen und nicht zu lang sein, damit sie bei der Verwendung flexibel angepasst werden kann.“
Prompt zum Verfassen einer Outreach-E-Mail zur Ansprache von Kunden oder Partnern
Eine Outreach-E-Mail ist eine proaktive Form der Kontaktaufnahme, um neue Kunden zu gewinnen oder eine Zusammenarbeit aufzubauen. Daher sollte sich der Prompt auf den Mehrwert für den Empfänger konzentrieren.
Beim Schreiben eines Prompts für eine Outreach-E-Mail sollten Sie ChatGPT bitten:
- Sich kurz und prägnant zu fassen
- Den Nutzen für den Empfänger klar hervorzuheben
- Eine deutliche, aber nicht aufdringliche Handlungsaufforderung einzubauen
Die richtige Nutzung von ChatGPT hilft dabei, Outreach-E-Mails natürlicher und überzeugender zu gestalten.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, eine Outreach-E-Mail zu verfassen, um [potenzielle Kunden oder Partner] zu kontaktieren. Mein Unternehmen ist im Bereich [Branche] tätig und bietet [Produkt oder Dienstleistung] an. Die E-Mail soll das Unternehmen kurz vorstellen, den Mehrwert für den Empfänger klar darstellen und mit einer deutlichen, aber subtilen Handlungsaufforderung enden. Der Ton soll professionell, aber nicht zu formell sein. Der Inhalt soll kurz und prägnant bleiben.“
Prompt zum Verfassen einer Willkommens-E-Mail (Welcome Email)
Eine Willkommens-E-Mail ist die erste Nachricht, die ein Kunde oder Abonnent erhält. Ihr Inhalt spielt eine wichtige Rolle dabei, einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen und Vertrauen aufzubauen.
Ein Prompt für eine Willkommens-E-Mail sollte ChatGPT anleiten:
- Einen freundlichen und positiven Ton beizubehalten
- Das Unternehmen oder die Dienstleistung kurz vorzustellen
- Den Mehrwert für den Empfänger hervorzuheben
Eine gut geschriebene Willkommens-E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit für Interaktionen in späteren E-Mails.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, eine Willkommens-E-Mail für neue Kunden oder Abonnenten zu verfassen. Mein Unternehmen ist im Bereich [Branche] tätig und bietet [Produkt oder Dienstleistung] an. Die E-Mail soll eine freundliche Begrüßung enthalten, das Unternehmen kurz vorstellen, die Vorteile für den Empfänger hervorheben und mit einer klaren Handlungsaufforderung enden. Der Ton soll freundlich, positiv und vertrauenswürdig sein.“
Prompt zum Beantworten von Kunden-E-Mails
Das Beantworten von Kunden-E-Mails erfordert Klarheit, Höflichkeit und einen klaren Fokus auf die Problemlösung. ChatGPT kann dabei helfen, schnelle und zugleich professionelle Antworten zu formulieren.
In diesem Fall sollte der Prompt deutlich machen:
- Den Inhalt der E-Mail des Kunden
- Das zu klärende Anliegen
- Den gewünschten Ton, in der Regel freundlich und unterstützend
Die erstellte Antwort-E-Mail sollte dem Kunden das Gefühl geben, gehört zu werden, und ihn ermutigen, den Austausch bei Bedarf fortzusetzen.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte übernehmen Sie die Rolle eines Kundendienstmitarbeiters und helfen Sie mir, auf folgende E-Mail zu antworten: [Inhalt der Kunden-E-Mail einfügen]. Die Antwort soll mit einem Dank beginnen, das Anliegen des Kunden klar und verständlich beantworten und dabei einen höflichen, freundlichen und professionellen Ton wahren. Beenden Sie die E-Mail mit der Einladung, sich bei weiterem Unterstützungsbedarf erneut zu melden.“
Prompt zum Verfassen einer Bestell- oder Versandbestätigungs-E-Mail
Bestätigungs-E-Mails haben informativen Charakter und erfordern klare sowie präzise Inhalte. Der Prompt für diese Art von E-Mail sollte ChatGPT anweisen, den Text kurz, verständlich und vertrauenswürdig zu formulieren.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, eine Bestell- oder Versandbestätigungs-E-Mail für einen Kunden zu verfassen. Die E-Mail soll die Bestelldaten bestätigen, über die voraussichtliche Lieferzeit informieren und einen Dank enthalten. Der Ton soll professionell und vertrauenswürdig sein. Der Inhalt soll klar, leicht verständlich und kurz gehalten sein.“
Prompt zum Verfassen einer Reminder- oder Follow-up-E-Mail
Reminder- und Follow-up-E-Mails dienen dazu, an eine noch nicht abgeschlossene Handlung zu erinnern oder den aktuellen Stand nachzuverfolgen. Wenn sie ungeschickt formuliert sind, können sie leicht als drängend empfunden werden.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, eine Erinnerungs- oder Follow-up-E-Mail zu verfassen in Bezug auf [Meeting, Rückmeldung, Zahlung oder eine noch offene Aufgabe]. Die E-Mail soll den Hauptinhalt kurz und höflich in Erinnerung rufen, keinen Druck ausüben und mit einer klaren Handlungsaufforderung enden. Der Ton soll professionell und freundlich sein.“
Prompt zum Verfassen einer Terminvereinbarungs-E-Mail
Eine Terminvereinbarungs-E-Mail sollte in Bezug auf Zweck, Zeitpunkt und Mehrwert des Treffens klar formuliert sein. ChatGPT kann dabei helfen, solche Inhalte professionell und gut verständlich zu verfassen.
Der Prompt sollte Folgendes enthalten:
- Das Ziel des Termins
- Einen flexiblen Terminvorschlag
- Einen höflichen und klaren Ton
Eine gut geschriebene Termin-E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Rückmeldung und Bestätigung durch den Empfänger.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, eine E-Mail zur Terminvereinbarung mit [Kunde, Partner oder Kollege] zu verfassen. Der Zweck des Termins ist [Zweck angeben]. Die E-Mail soll das Ziel des Treffens klar benennen, flexible Terminvorschläge machen und kurz erläutern, welchen Mehrwert das Treffen für den Empfänger bietet. Der Ton soll höflich, klar und professionell sein.“
Prompt zum Verfassen einer Reaktivierungs-E-Mail für inaktive Nutzer
Reaktivierungs-E-Mails richten sich an Personen, die längere Zeit nicht mehr interagiert haben. Der Inhalt sollte Interesse wecken und Motivation schaffen, zurückzukehren. Richtig formuliert können solche E-Mails die Interaktionsrate wirksam steigern.
Sie können folgenden Prompt verwenden:
„Bitte helfen Sie mir, eine Reaktivierungs-E-Mail für Nutzer zu verfassen, die seit längerer Zeit nicht mehr aktiv waren. Bringen Sie zum Ausdruck, dass sie wertgeschätzt werden und in Erinnerung geblieben sind, und heben Sie zugleich die Vorteile oder Inhalte hervor, die sie möglicherweise verpasst haben. Fügen Sie eine klare Handlungsaufforderung hinzu, um sie zur erneuten Interaktion zu motivieren. Der Ton soll wertschätzend, positiv und motivierend sein. Halten Sie die E-Mail kurz und überzeugend.“
Fazit
Das Schreiben von E-Mails mit ChatGPT ist eine effektive Lösung, um Zeit zu sparen, die Kommunikationsqualität zu verbessern und die tägliche Arbeit sowie das E-Mail-Marketing zu unterstützen. Um jedoch die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, sollten Nutzer wissen, wie man passende Prompts formuliert, Inhalte gezielt anpasst und E-Mails vor dem Versand sorgfältig überprüft. Bei einer durchdachten und kontrollierten Nutzung ist ChatGPT nicht nur ein Werkzeug zum Verfassen von E-Mails, sondern ein leistungsstarker Assistent, der Ihnen hilft, jeden Tag professioneller und effizienter zu arbeiten.
